Sepa; het nieuwe betalingsverkeer in 2014

SEPA
Single European Payment Area (hierna SEPA) is een project van banken in Europa die zich verenigd hebben in de European Payments Council (hierna EPC). De gedachte achter SEPA is dat het voor Europese burgers en bedrijven mogelijk moet zijn om in het eurogebied betalingen te doen vanaf één betaalrekening en met één set betaalmiddelen. Hiermee hoopt de EPC de stap te zetten naar één interne markt en één monetaire unie binnen de EU. Per 1 februari 2014 gebruiken we het rekeningnummer IBAN zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen. Hiernaast zijn nu ook girale betaalmiddelen in het hele eurogebied te gebruiken, omdat ze op dezelfde Europese standaarden geschoeid zijn: overschrijvingen en incasso's. Bovendien krijgen bankpassen een groter Europees bereik. Voor de inwoners en bedrijven van de eurolanden zijn er over een paar jaar geen verschillen meer tussen betalen in eigen land en in en aan andere eurolanden. We zijn onderweg naar één grote Europese betaalmarkt: de Single Euro Payments Area, kortweg SEPA. Hiermee wordt in combinatie met een IBAN het betalingsverkeer in het eurogebied niet alleen gemakkelijker maar ook efficiënter, wat op den duur tot lagere kosten zal leiden. Een belangrijke verandering is de opbouw van het IBAN-nummer. Deze is per deelnemend land verschillend. In Nederland bedraagt dit nummer 18 karakters. Een tweede verandering is dat wordt overgegaan op één betaal-incassoformat (Pain) en één bankafschriftformat (Camt). De SEPA leidt dus tot nieuwe bankrekeningnummers en een aanpassing van de betalingssoftware, wat een verhoging van de administratieve lasten tot gevolgen heeft.

Bedrijven
Voor bedrijven, overheden, verenigingen en andere organisaties is het van belang tijdig maatregelen te nemen. Organisaties dienen hun administratie, software en bedrijfsvoering aan te passen om de nieuwe standaarden te kunnen gebruiken. Zonder het nemen van maatregelen is betalingsverkeer vanaf 1 februari 2014 niet meer mogelijk. Vanaf die datum zijn betalingen immers alleen nog maar mogelijk met het langere rekeningnummer IBAN en met nieuwe betaalmiddelen. De benodigde tijd van aanpassingen verschilt per organisatie en kan variëren van enkele maanden tot maar liefst anderhalf jaar. De Nederlandsche Bank stelt de volgende checklist voor bedrijven voor om onenigheden met de overstap naar het nieuwe betalingsverkeer te voorkomen:

1. Stel een plan van aanpak op
Het is verstandig om alle veranderingen en mogelijkheden voor uw bedrijf in kaart te brengen. Deze veranderingen zijn vaak breder dan gedacht. Het nieuwe IBAN-rekeningnummer leidt niet alleen tot veranderingen voor de administratie en software. Ook dienen bijvoorbeeld alle communicatiemiddelen waar het rekeningnummer op vermeld staat te worden aangepast. Reserveer voor de aanpassingen voldoende tijd.

2.Bepaal de overgangsdatum
Tot 1 februari 2014 geldt een overgangsperiode, waarin zowel het huidige als de nieuwe standaarden gelden. Na deze betreffende datum gelden slechts de nieuwe standaarden. Wanneer de overgang te laat dan wel niet plaats vindt kan de continuiteit van het betalingsverkeer in gevaar lopen wat extra kosten met zich meebrengt.

3.Informeer medewerkers, klanten, leveranciers, leden, donateurs en andere relaties
Relaties dienen spoedig op de hoogte te worden gebracht van uw IBAN-nummer en van de overgangsdatum. Daarnaast moeten de IBAN’s van relaties worden verzameld en deze gegevens worden gewijzigd in de administratie. Alle huidige rekeningnummers kunnen gemakkelijk in één keer worden overgezet naar IBAN via www.ibanbicservice.nl. Van belang is dat naast het informeren de loonstroken, facturen, briefpapier, websites en andere communicatiemiddelen zijn aangepast aan IBAN.

4.Nieuwe software
De overstap op IBAN neemt verschillende veranderingen met zich mee. Software voor boekhouding en bedrijfsvoering dient hiervoor aangepast te worden. Zo zullen de databases waarin rekeningnummers zijn opgenomen omgezet moeten worden naar IBAN. Hiernaast verandert ook de standaard voor het aanleveren van betaalopdrachten naar het zogeheten ‘ISO 20022 XML formaat’. Het is van belang te weten welke consequenties de veranderingen hebben voor uw software. Het kan zo zijn dat de software is aan te passen middels een upgrade. Neem hiervoor contact op met uw softwareleverancier.

5.Consequenties van de nieuwe incassostandaarden
SEPA brengt ook nieuwe standaarden voor de incasso met zich mee. Hiermee kunnen ook consumenten en bedrijven in andere landen geïncasseerd worden. Zo zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren, over het te incasseren bedrag en het moment waarop u gaat incasseren. Bovendien gelden er vanaf 1 februari 2014 nieuwe termijnen voor de aanlevering van incassobatches. Om inzichtelijk te krijgen welke concrete acties uw onderneming moet verrichten en hoeveel tijd dit in beslag zal nemen, is de IBAN Impact-Check op www.overopIBAN.nl voorhandig.

Consumenten
Na 1 februari 2014 gebruiken we alleen nog maar IBAN als rekeningnummer. Iedereen in Europa betaalt dan op dezelfde manier. Of u nu contant betaalt, wilt pinnen met uw betaalpas of euro’s moet overschrijven. De voorbereidingen voor de overgang op IBAN worden gedaan door de banken, overheden en bedrijven. Maar ook als consument krijgt u hiermee te maken. U krijgt een nieuwe bankpas en bankafschriften gaan er iets anders uitzien. Uw bank zal u hierover informeren.

FD, 25 april 2013.
http://www.overopiban.nl/consumenten/
http://www.overopiban.nl/wp-content/uploads/2012/03/WT-0883.00.034-Toolk...