Goed bestuur: echte functiescheiding (Administratieve Organisatie) voor stichtingen?

Een goed bestuur bij stichitingen begint bij functiescheiding. Functiescheiding zorgt zorgt voor vertrouwen, het tegengaan van fraude en een transparante organisatie. Wat functiescheiding is en hoe je tot functiescheiding komt bij betalingen lees je in dit artikel. 

Volgens de werkgroep Governance code cultuur is het bestuur verantwoordelijkheid voor het financieel beleid en het risciobeheer en dit bereikt zij door sluitende interne procedures en externe verslaggeving. Hoewel iedereen er van overtuigd is dat functiescheiding belangrijk is zijn er allerlei organisatorische en praktische bezwaren die functiescheiding lastig maken.

Stichtingen en kleine organisaties

Met name stichtingen met een kleine organisatie hebben vaak geen functiescheiding of een omslachtige functiescheiding. Het is belangrijk om functiescheiding te doen als onderdeel van de administratieve organisatie (AO). De redenen om aan functiescheiding te doen zijn:

- Voorkoming van verduistering van geld;
- Vergroten van de betrouwbaarheid van de verslaggeving;
- Vergroten van interne transparantie.

Wat is functiescheiding?

Functiescheiding is het verdelen van verantwoordelijkheden (rollen) over verschillende personen (functionarissen). In de onderstaande tabel hebben we de functies opgenoemd en vermeld wie die vervuld binnen een organisatie vervult:

Functie/rol Wie?
Beschikkend Bestuur
Bewarend Kasbeheerder
Registreren Boekhouder
Controlerend Directie
Uitvoerend Project leider

Functiescheiding bij de betaling van facturen per bank

Het bestuur heeft het budget goedgekeurd en de projectleider gaat de bestellingen doen. De directie controleert of de bestelling juist gedaan wordt en wanneer de factuur wordt betaald voor het directielied akkoord geeft. De kasbeheerder zorgt dat de betaling via de bank kan ( en dus controleert of er genoeg geld is) en de boekhouder registreert de factuur als de betaling ervan. Van belang is dat er altijd minimaal 2-paar ogen betrokken zijn bij 1 handeling.

Stappen in het proces:

1. Beslissen en bestelling doen
2. Factuur goedkeuren
3. Factuur registreren
4. Betaling klaarzetten
5. Betaling verzenden
6. Betaling registreren

Faciliteren functiescheiding

De stappen waarbij geld de organisatie verlaat (stappen zes en zeven) zijn het belangrijkst. Misschien verwacht je dat banken de functiescheiding faciliteren, maar niet is minder waar. Banken faciliteren functiescheiding niet. Daardoor is het niet mogelijk de registrende (invoeren in het bankpakket) rol, bewarende (is er genoeg geld) rol en uitvoerende (akkoord geven om te betalen) rol niet gerealiseerd kan worden via het bankpakket zelf. Er is dan gekozen voor een van de twee oplossingen die beide vanuit een control oogpunt onjuist zijn.

Wat gebeurt er dus vaak

De directie of het bestuur doet zelf de betalingen per bank doorde facturen stuk voor stuk in te voeren. Dit kost het bestuur veel tijd en is er veel kans op fouten in het bankrekeningnummer en het te betalen bedrag. Of de administrateur of officemanager doet zelfstandig de betalingen, vanuit een controlle oogpunt is het niet ideaal, omdat uiteindelijk de persoon die de betaling klaarzet dezelfde persoon is als diegene die de betaling verzendt aan de bank.

Oplossing van fruxlupa

Het boekhoudpakket waarmee wij werken geeft de mogelijkheid om

1. Het aantal fouten te beperken in zowel de bankrekeningnummer als bedrag.
2. Om alle betalingen te laten klaarzetten middels een batch(verzamel)betaling.

Het klaarzetten wordt dan gedaan middels het exporteren vanuit het boekhoudpakket en wordt via een SEPA (.XML) bestand geimporteerd in het bankpakket. Het importeren van de betalingen en verzenden van de betalingbatch kan kort achter elkaar gedaan worden zodat de kasbeheerder en de project leider of directeur (2-paar ogen) gezamelijk de betaling verzenden aan de bank. Deze wijze van werken heeft tegelijk het voordeel dat je een actueel crediteurenstand hebt wat belangrijk is voor bijvoorbeeld een liquiditeitsprognose of inschatting.

Heb je vragen over deze oplossing dat kan je contact met ons opnemen, dat kan via info [at] lupacompany.com.