Subsidieverantwoording: financiele verantwoording en de controleverklaring
Stichtingen werken vaak projectmatig. Voor een project kan subsidie aangevraagd worden bij verschillende fondsen. Het is veelal gebruikelijk dat je alleen een subsidie ontvangt als je de gelden ook besteed aan het doel dat de subsidieverstrekker voor ogen heeft.
Verantwoording
Daarom leg je na afloop van het project verantwoording (de afrekening) af. De ontvanger van de subsidie of donatie verantwoordt zich richting het fonds. Soms stelt een fonds naast een gewone afrekening extra eisen aan de financiele verantwoording. Zo krijgt het fonds meer zekerheid over de besteding van de beschikbaar gestelde subsidie of donatie. In dit artikel lees je informatie over wat er in zo'n controleverklaring (accountantsverklaring) hoort te staan en wanneer je een controleverklaring nodig hebt.
Afrekening en extra zekerheid
Een subsidieafrekening bestaat uit een inhoudelijke projectverantwoording en de financiele verantwoording. Bij het financieel verslag wordt de ingediende begroting overlegd met de gerealiseerde (werkelijke uitgaven en inkomsten) posten. Fondsen willen extra zekerheid of de subsidie is uitgegeven aan het doel waarvoor de subsidie is toegekend. Bij kleinere bedragen zal het fonds hier niet om vragen (zie de voorbeelden verderop in deze tekst).
Het fonds kan als zij die zekerheid wel wenst aan de ontvanger van de subsidie bewijsstukken vragen (facturen, bonnen, bankstukken). Of het fonds wil dat de ontvanger bij de verantwoording een controleverklaring verstrekt. De verklaring is het bewijs dat een accountant een controle heeft gedaan op de uitgaven en inkomsten. Het kan dat er ook wordt gevraagd om een prestatieverantwoording.
Wat is het verschil tussen een controleverklaring en een accountantsverklaring?
We hebben het hier over hetzelfde. Nu heet het controleverklaring en vroeger noemden we het een accountantsverklaring.
Wanneer heb je een controleverklaring nodig en wanneer niet?
Het is mogelijk dat bij een afrekening een controleverklaring gevraagd wordt van een onafhankelijke accountant. Dit is afhankelijk van het fonds en de hoogte van het toegekende subsidiebedrag. Soms is het ook nog eens afhankelijk van de totale projectbegroting. Overheidsfondsen volgen de eisen die de wet aan hen stelt.
Opsomming culturele en maatschappelijke fondsen en de controleverklaring voor projectsubsidie
Veel fondsen hebben op hun websites duidelijk aangegeven wanneer je wel of geen controleverklaring nodig hebt. Hieronder hebben wij de eisen van de meest voorkomende subsidieverstrekkers voor je op een rij gezet:
Bij Fonds 21 dien je een controleverklaring te hebben bij de verantwoording als het door Fonds 21 toegekende subsidie 25.000 euro of meer bedraagt. Beneden de 25.000 euro is er geen controleverklaring vereist.
Als het VSB fonds je een subsidie toekent die 30.000 euro of meer bedraagt, heb je een controleverklaring nodig. Beneden de 30.000 is er geen controleverklaring vereist.
Het Fonds podiumkunsten valt onder het ‘reglement Fonds podiumkunsten’. Bij de verantwoording voeg je een controleverklaring wanneer het door Fonds podiumkunsten verstrekte subsidiebedrag 125.000 euro of meer betreft.
Bij het AFK (Amsterdams Fonds voor de Kunsten) is een controleverklaring verplicht wanneer het door AFK toegekende subsidiebedrag 25.000 euro is of wanneer de totale projectbegroting tenminste 100.000 euro is.
De meerjaren subsidie van het AFK heeft andere normen. Voor subsidies boven de 50.000 en onder de 125.000 is er een financiele verantwoording nodig wanneer de verstrekte subsidie 50% of meer van de totale inkomsten is van de subsidieontvanger. De verantwoording is een jaarrekening, maar er hoeft geen controleverklaring bij. Voor subsidies onder de 50.000 is geen jaarrekening nodig. Voor subsidies boven de 125.000 euro heb je wel een controleverklaring nodig.
SNS reaalfonds, zie Fonds 21.
Fonds 1818 wil een controleverklaring bij een door fonds 1818 toegekend subsidiebedrag van 75.000 euro. Toegekende bedragen beneden 75.000 euro hoeven geen controleverklaring
Meer informatie of hulp nodig?
Er zijn heel veel meer fondsen, heb je een vraag over de controleverklaring? Heb je hulp nodig bij het samenstellen of opstellen van een eindafrekening of financiele verantwoording? Ben je opzoek naar een boekhouder om je project te administreren? Neem dan contact met ons op via info [at] fruxlupa.com